Política de Privacidad de Workplace

1. Alcances y objetivos

1.1 Valoramos su privacidad y queremos ser responsables y justos con usted, además de transparentes, con la recopilación y utilización de sus datos e información personal. Workplace es una plataforma en línea creada por Facebook, que permite como usuario colaborar y compartir información en el trabajo. La plataforma Workplace incluye sitios en Workplace Premium, aplicaciones y servicios relacionados en línea.

1.2 Esta Política de Privacidad describe cómo es recolectada, utilizada y compartida la información que usted divulga con los Servicios de la compañía y se aplica al proceso de protección de datos personales en Workplace.

1.3 Este Servicio lo provee su empleador Securitas Colombia S.A. quien autorizó el acceso, y uso del Servicio.

1.4 Securitas Colombia S.A identificada con NIT 860.023.264-7 es el controlador de la información personal procesada sobre usted con relación al uso de los Servicios.

1.5 Tenga en cuenta que Workplace es una herramienta de Securitas para uso exclusivo de publicaciones corporativas y funciona de manera independiente de otros servicios de Facebook. Esta Política de privacidad no se aplica a Facebook sino solamente a Workplace, así ambos tengan los mismos servicios.  

2. ¿Qué tipo de información recolectamos sobre usted?

Securitas puede recoger y tratar los siguientes tipos de información cuando usted, sus colegas u otros usuarios dentro del Grupo Securitas accedan al Servicio:

• su información de contacto, como el nombre completo y la dirección de correo electrónico;

• su nombre de usuario y contraseña;

• su categoría profesional, la información del departamento y otra información relacionada con su trabajo o Securitas;

• el contenido, las comunicaciones y otra información que usted proporciona cuando usa el Servicio, incluso cuando se registra para una cuenta, crea o comparte contenido y envía mensajes o se comunica con otros. Esto puede incluir información en o sobre el contenido que proporciona (por ejemplo, metadatos), como la ubicación de una foto o la fecha en que se creó el archivo;

• el contenido, las comunicaciones y la información que otras personas proporcionan cuando utilizan el Servicio. Esto puede incluir información sobre usted, como cuando comparten o comentan una foto suya, le envían un mensaje o cargan, sincronizan o importan su información de contacto;

• todas las comunicaciones con otros usuarios del Servicio;

• comunicaciones de los usuarios, comentarios, sugerencias e ideas enviadas a Securitas;

• Guardar determinada información (es decir, si su cuenta ha estado activa el último mes); y la información que proporciona cuando usted o Securitas se ponen en contacto o solicitan asistencia de la plataforma con respecto al Servicio

 3. ¿Cómo utilizamos su información personal?

Utilizamos su información personal para los siguientes propósitos y de acuerdo con las siguientes bases legales:

Terceros proveedores de servicios: Terceras empresas externas al responsable del tratamiento (encargados del tratamiento), tendrán acceso a los datos del usuario con el fin de prestar servicios auxiliares que suponen funciones de apoyo necesarias para la actividad y tratamientos principales indicados en el apartado anterior. Esto incluirá:

• Proveedores de infraestructura de TI, desarrolladores y proveedores de alojamiento;
• Proveedores de servicios de soporte de TI; y
• Otros proveedores de servicios externos, como proveedores de software y proveedores de servicios, que nos facilitan el acceso al Servicio.

En particular, podrán acceder a los datos del usuario para prestar servicios al responsable del tratamiento a las entidades pertenecientes a Securitas AB, Securitas Colombia S.A y en especial Casa Matriz del grupo Securitas que ha contratado en nombre de las empresas del Grupo la plataforma de comunicación, y Facebook, como proveedor final del Servicio para proporcionar y respaldar el Servicio.

Esto incluye:  

• Comunicarse con los usuarios y administradores con respecto a su uso del Servicio
• Mejorar la seguridad y la seguridad del Servicio para Securitas y otros usuarios, por ejemplo, investigando actividades sospechosas o incumplimientos de los términos o políticas aplicables
• Personalizar sus experiencias y las de Securitas como parte de la prestación del Servicio
• Desarrollar nuevas herramientas, productos o servicios dentro del Servicio para Securitas
• Asociar la actividad en el Servicio a través de diferentes dispositivos operados por la misma persona para mejorar la operación general del Servicio;
• Para identificar y corregir errores que puedan estar presentes; y realizar análisis de datos y sistemas, incluida la investigación para mejorar el Servicio.

Destinatarios de los datos: Con el fin de facilitar el contacto, la comunicación y la colaboración entre los empleados de los distintos departamentos de Securitas y de las empresas de Grupo Securitas que sean usuarios del Servicio, los datos del usuario serán comunicados tanto a las Compañías del grupo como a Securitas Colombia S.A.

4. Transferencia de sus datos personales fuera de Colombia

Los datos personales que recogemos de usted podrían ser transferidos y tratados en un país fuera de la UE / EEE (es decir, un tercer país), incluyendo los países que la Comisión de la UE no considera que tengan un nivel adecuado de protección de datos personales. En tal caso, tomaremos todos los pasos necesarios requeridos por la ley aplicable para que dicha transferencia de sus datos personales a través de las fronteras cumpla con la ley aplicable. Solo transferiremos sus datos personales a un país fuera de la UE / EEE donde: (i) la Comisión de la UE ha decidido que el tercer país garantiza un nivel adecuado de protección, (ii) la transferencia se está salvaguardando mediante el uso de cláusulas modelo de la UE (en virtud del Artículo 46.2 del Reglamento General de Protección de Datos (2016/679) ( "GDPR")) o (iii) el destinatario está certificado según el Marco de protección de la privacidad de EE. UU. (UE) (conforme al Artículo 45 en el GDPR). Puede encontrar más información sobre las normas sobre transferencias de datos fuera de la UE / EEE, incluidos los mecanismos en los que dependemos, en el sitio web de la Comisión Europea que puede visitar haciendo clic aquí.

Igualmente, toda la transferencia de datos en Colombia esta sometida a la normatividad colombiana en materia de privacidad. Es decir, la ley 1581 de 2012, sobre protección de datos personales en la que se regula quienes son los encargados y responsables del tratamiento de datos personales.

5. Enlaces y contenido de terceros 

El Servicio puede incluir enlaces a sitios web y servicios proporcionados y mantenidos por terceros. Dichos sitios web y / o servicios de terceros pueden tener sus propios términos de uso y políticas de privacidad, y se regirá y estará sujeto a dichos términos de uso y políticas de privacidad. Debe revisar los términos de uso y la política de privacidad de cada sitio web y/o servicio que visite/ use. Usted comprende y acepta que Securitas no respalda ni es responsable por el comportamiento, las características o el contenido de dichos sitios web y/o servicios de terceros o por cualquier transacción que pueda realizar con el proveedor de dichos sitios web y / o servicios.

6. Conservación 

6.1 Sus datos personales se conservarán mientras tenga una cuenta de usuario en el Servicio, y, una vez terminada la finalidad del tratamiento, durante los plazos establecidos en las normas aplicables para el cumplimiento de obligaciones legales y atención de posibles responsabilidades.

6.2 Tenga en cuenta que el contenido que crea y comparte en el Servicio es propiedad de Securitas y puede permanecer en el Servicio y ser accesible incluso si Securitas desactiva o finaliza su cuenta de usuario (es decir, el contenido que usted proporciona en el Servicio es similar a otros tipos de contenido (como presentaciones o notas) que puede generar en el curso de su trabajo).

7. Tus derechos

7.1 Puede acceder, corregir o eliminar información que haya descargado al Servicio utilizando las herramientas del Servicio (por ejemplo, editando la información de su perfil o mediante el registro de actividades). Si no puede hacerlo utilizando las herramientas proporcionadas, consulte más detalles de sus derechos a continuación y contáctenos directamente si desea ejercer alguno de sus derechos.

7.2 Usted tiene derecho a acceder a los datos personales que procesamos sobre usted y recibir una copia de dichos datos al solicitar el llamado extracto de registro. Tenga en cuenta que, si recibimos una solicitud de acceso de su parte, podríamos solicitarle más información para garantizar que la información se proporciona a la persona adecuada y a hacer un uso más diligente.

7.3 Usted tiene el derecho de, sin demora indebida, obtener datos personales incorrectos que tratamos y corregirlos. Esto también incluye el derecho a, teniendo en cuenta el (los) propósito (s) del tratamiento, complementar los posibles datos personales incompletos que procesamos sobre usted.

7.4 Tiene derecho a que sus datos personales se eliminen sin demoras indebidas y Securitas está obligada a eliminarlos si, por ejemplo, los datos personales ya no son necesarios en relación con el propósito para el cual fueron recopilados o procesados o si retira el consentimiento en el que se basa el tratamiento y donde no hay otro fundamento legal para el tratamiento. Tenga en cuenta que no estamos obligados a eliminar los datos personales si podemos demostrar que el tratamiento es necesario, por ejemplo, para cumplir con una obligación legal a la que Securitas está sujeta o al establecimiento, ejercicio o defensa de reclamación legal, o cuando hay otros motivos legítimos para mantener los datos.

7.5 Además, tiene el derecho de solicitar a Securitas  la limitación del tratamiento de sus datos personales bajo ciertas condiciones, por ejemplo, si impugna la exactitud de los datos personales, el tratamiento puede ser limitado por un período que permita a Securitas verificar la exactitud de los datos personales o si Securitas ya no necesita los datos personales para los fines del tratamiento, pero usted necesita los datos personales para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales.

7.6 Usted tiene derecho a oponerse, por motivos relacionados con su situación particular, en cualquier momento al tratamiento de sus datos personales por Securitas si el tratamiento se basa, por ejemplo, en intereses legítimos. Si se opone a dicho tratamiento, Securitas ya no tendrá derecho a tratar sus datos personales sobre la base de dicha base legal, a menos que Securitas pueda demostrar motivos legítimos convincentes para el tratamiento que invalide sus intereses, derechos y libertad o si se lleva a cabo para el establecimiento, ejercicio o defensa de una demanda legal.

7.7 Usted tiene, bajo ciertas condiciones, el derecho a recibir los datos personales que le conciernen y que ha proporcionado a Securitas, en un formato estructurado, comúnmente utilizado y legible y, tiene derecho a transmitir dichos datos personales a otro controlador de datos sin que Securitas trate de evitarlo, ya que Securitas procesa sus datos personales en función de su consentimiento o de un contrato y el tratamiento se realiza de forma automatizada. En ese caso, tiene derecho a solicitar que los datos personales de Securitas se transmitan directamente a otro responsable del tratamiento, cuando sea técnicamente viable.

7.8 Usted tiene derecho a presentar una queja ante la Super Intendencia de Industria y Comercio por violación al manejo de información personal (HabeasData) o por alguna inconformidad relacionada con el mal tratamiento de datos personales, así como la trasferencia y destinación de los mismos.

7.9 Si desea recibir una copia de los datos personales que tratamos sobre usted, o si desea ejercer cualquiera de los derechos mencionados anteriormente, contáctenos  en la dirección electrónica comunicaciones@securitas.com.co comunicándonos el derecho que se ejercita, aportando una fotocopia de la cédula de ciudadanía por las dos caras y, en su caso, los documentos acreditativos de la petición que formula.

8. Cambios a esta Política de Privacidad 

Securitas se reserva el derecho de realizar cambios en esta Política de privacidad. Securitas, antes de realizar cambios sustanciales a esta Política de privacidad, le proporcionará un aviso destacado según corresponda en las circunstancias, por ejemplo, mostrando un aviso destacado en el Servicio. 

9. Información de contacto 

Securitas en Colombia, Avenida Calle 26 # 92-32 Edificio GOLD 12- Ecosistema Empresarial Connecta. Correo electrónico: comunicaciones@securitas.com.co

Si tiene alguna pregunta sobre el tratamiento de sus datos personales, esta Política de privacidad o si tiene comentarios sobre el tratamiento de sus datos personales por parte de Securitas, comuníquese con nosotros en: comunicaciones@securitas.com.co

Póngase en contacto con nuestro delegado de protección de datos en:

• malvarez@securitas.com.co
• jalvarez@securitas.com.co